KL Cocktail: ‘Inrollen, niet uitrollen’

Uitrollen en opschalen of inrollen

De belangrijkste vraag voor de KL Cocktail was wat we kunnen leren van de stappen die Gerritsen, eerst als gemeentesecretaris, later als directeur van Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam, heeft gezet. Bij Kennisland werken we veel aan vernieuwing vanaf de werkvloer in gemeentes en ministeries, in scholen of ziekenhuizen. We experimenteren, brengen beweging van onderop, starten klein met uittesten, en dragen het geleerde weer over aan anderen. Uitrollen en opschalen zijn echter geen favoriete woorden voor de stap die daarna komt. Deze woorden impliceren dat je een situatie kunt stollen, elders kunt neerleggen als goede manier van werken en vervolgens verwachten dat het daar ook werkt. Deze stap van verspreiden wat goed werkt is tegelijkertijd wel onderdeel van het werk waar we voor staan: innovatie ontwikkelen is een ding, maar het laten landen op de plek waar het geborgd moet worden is iets anders. Hoe doe je dat op een sociaalinnovatieve manier? Welke inzichten zijn belangrijk voor Kennisland en voor programma’s die wij mede uitvoeren, zoals Slimmernetwerk in de publieke sector? We vroegen Gerritsen naar zijn kritische blik en inzichten. 

• Inzicht 1: je kunt complexe problemen meestal alleen met complexe oplossingen oplossen. Een voorbeeld is dat er meerdere hulpverleners nodig zijn in een gezin dat kampt met schuldhulpverlening én borderline én gedragsproblemen. Maar zij moeten wel samenwerken. Een simpele oplossing zou zijn één casemanager per gezin verantwoordelijk te maken. Die kan echter niet alles alleen oplossen, maar is als verbinder wel onderdeel van de, complexere, oplossing.
• Inzicht 2: Macht speelt keihard een rol om innovatie en leerprocessen op gang te brengen, ook al voelt dit contra-intuïtief. Gerritsen startte bijvoorbeeld met een sessie in de ambtswoning van de burgemeester. Ga in soortgelijke situaties op zoek naar degene met de positie om op hoog niveau snel te kunnen schakelen en een doorbraak te kunnen forceren.
• Inzicht 3: Niet eerst alles onderzoeken. Start en onderzoek gaandeweg. Het proces bij Jeugdzorg dreigde in een discussie te verzanden over definities en onderzoek doen naar de doelgroep (over hoeveel gezinnen hebben we het en wie hoort daar wel of niet toe?). Gerritsen duwde door: we beginnen met dit ene gezin en dan weten precies wat de doelgroep is over twee jaar. 

Zelf voelen in plaats van laten vertellen

De eerste horde was genomen: het probleemgezin werd intensief begeleid en de betrokken hulpverleners leken te doen wat nodig was, ook in volgende gezinnen. Nadat Gerritsen wegging bij de gemeente dreigde het echter in te zakken. De aanpak was helder, het was uitgeschreven, men wist wat te doen en poogde het bij andere deelgemeenten uit te rollen. Dat werkte niet. Deze nieuwe betrokkenen hadden het proces bij het eerste gezin niet meegemaakt. Eenmaal bij Bureau Jeugdzorg aangetreden, gooide Gerritsen het dan ook over een andere boeg. Hij begon een lab met de beste mensen in een kamertje, die hij twee dagen trainde met een waardebril: voegt alles wat ik doe waarde toe aan het doel? Hij vroeg iedereen de eigen werkprocessen tegen die meetlat te leggen. Na ‘paniek en een identiteitscrisis’ kwamen er herboren medewerkers uit het proces die inzagen dat 40% van hun werk verspilling was. Zijn eerdere ervaring bij de gemeente en dit proces bij Jeugdzorg, leerde Gerritsen dat iedere medewerker door dit proces heen moet gaan om zelf met die andere bril te kunnen (blijven) kijken.

Medewerkers keken eerst met afgunst naar de eerste lichting in het lab en mochten daarna zelf het wiel opnieuw uitvinden. En nee, niet iedereen ging daar zomaar in mee. Inrollen zorgt ook voor opschoning: mensen willen soms niet veranderen of kunnen niet goed op een andere manier werken. Inrollen levert keihard het besef op dat de oude manier zinloos is en dat het anders moet. Daarna slaat de onzekerheid en angst toe. Sommigen hebben een half jaar nodig om daar over heen te komen, anderen twee jaar. Deze aanpak is ook toe te passen in andere sectoren als je de werkzame principes opnieuw toepast. Het is namelijk geen best practice die je kopieert; elke keer komt er bij elke persoon iets nieuws uit het veranderingsproces.

Inwijdingsritueel?

Een essentiële vraag over deze veranderingsstrategie komt uit de zaal: ‘Het lijkt wel een commando-opleiding of een inwijdingsritueel waar iedereen doorheen moet. Dat voelt erg opgelegd en misschien zelfs wel manipulatief. Moet je het systeem – de omgeving in plaats van de personen – niet veranderen?’ Gerritsen betoogt dat de boodschap is dat mensen het zelf moeten hebben doorgemaakt. ‘Alleen door te ervaren ontstaat er ander gedrag en daardoor een ander systeem. We zorgen voor veel training en intervisie voor alle medewerkers om ze te ondersteunen.‘

Zuchtje wind of duurzame verandering

De ambitie van Gerritsen is dat als de omgeving verandert, je geen bestuurder nodig hebt om hierop in te spelen maar dat het uit de organisatie komt. Daar zijn we nog niet. Voor Kennisland heeft Gerritsen een kritische noot: “KL is heel goed in inspireren, beweging brengen en een vuurtje aanwakkeren. Echter, dan is het vaak nog niet klaar zodat anderen het zomaar kunnen overnemen. Het gevaar bestaat dat de innovatie een fris zuchtje wind is, maar nog geen duurzame verandering teweegbrengt.”

Ons werk is inderdaad niet klaar met het op gang brengen van de eerste beweging. Juist in het ‘inrollen’ schuilt de daadwerkelijke test of de werkzame principes ook blijvend kunnen worden toegepast en dat medewerkers in staat zijn om die steeds op nieuwe situaties toe te passen. Het was een inspirerende cocktail met veel stof tot nadenken.

Meer over het veranderingstraject Ieder Kind Veilig over generiek gezinsgericht werken bij Bureau Jeugdzorg is te lezen in de columns en het proefschrift van Erik Gerritsen.