Vertrouw in vertrouwen in tijden van crisis
Een crisis is hét moment om bestaande werkwijzen eens goed tegen het licht te houden en te heroverwegen. Vertrouwen is daarbij een succesfactor en misschien wel de meest belangrijke randvoorwaarde om door te pakken op de kansen die door de crisis bloot komen te liggen.
‘Never waste a good crisis’ is sinds Obama’s team het opperde een veelgehoord statement om aan te geven dat de crisis, zoals we deze ook in Nederland kennen, kansen biedt. Het optimistische zit ‘m in het idee dat de publieke sector kan profiteren van de crisis doordat inefficiënte systemen binnen de overheid erdoor op scherp worden gezet. Een crisis is hét moment om bestaande werkwijzen eens goed tegen het licht te houden en te heroverwegen. En daarnaast kan er door het vooruitzicht van minder te besteden middelen de drive ontstaan om slimmer, innovatiever en efficiënter te gaan werken. Mooi dus.
Maar ondertussen staan die fikse bezuinigingsmaatregelen wel pontificaal voor de deur van de publieke sectoren. De eerste gevolgen zijn voelbaar. Functies van ambtenaren die opstappen worden niet meer opgevuld. Professionals en managers met vernieuwende ideeën krijgen niet meer de ruimte om hun plannen voor slimmere manieren van werken vorm te geven, gewoonweg omdat het takenpakket en daarmee de werkdruk groeit. Deze paradoxale ontwikkeling zorg voor een soort vacuüm: voor het profiteren van de mogelijkheden die de crisis biedt, is ruimte nodig die in rap tempo wordt opgegeten door de gevolgen van diezelfde crisis.
Tijd om nog veel langer te praten over verandering en verbetering is er niet. Het omzetten van het urgentiegevoel in actie is essentieel. Organisaties die geen actie ondernemen en niet anticiperen op de ruimte die er nog is, missen de boot. Zij hebben straks zeker niet het o zo gewilde ‘meer met minder’. Zij zitten dan gewoon met minder, weinig of een handjevol. Belangrijk dus om het tij nu te keren! De vraag is wat er dan nodig is om de wissel naar een ander spoor om te zetten en de veelbesproken kansen werkelijk te benutten? Volgens mij is het bieden van ruimte daarbij essentieel. Het aan te raden boek ‘Voorbij de crisis’ van Rien Fraanje en Jos van der Knaap (2010) geeft een aantal ingrediënten voor het creëren van die broodnodige ruimte op verschillende niveaus, van overheid tot organisatie:
Een recept voor het bereiden van ruimte is ten eerste het ingaan tegen de reflexmatige neiging om in financieel zwaarder weer méér te gaan controleren. Ook al wordt de oorzaak van de crisis voor een groot deel toegekend aan het ontbreken van toezicht, in een controlekramp schieten heeft een averechts effect. Professionals moet je zelf laten nadenken en zoveel mogelijk zelf laten bepalen. Meer verantwoordelijkheid geven, dieper in de organisaties. Ten tweede is het belangrijk om slim om te gaan met de schijnbare spanning tussen zorgvuldigheid en flexibiliteit. Het waarborgen van bijvoorbeeld kwaliteit van diensten van de publieke sector moet de basis zijn, maar zo veel mogelijk flexibiliteit in het hele proces eromheen kan deze kwaliteitseisen juist verder versterken. Daarnaast zouden starre regels die er vooral zijn omdat ze er nu eenmaal zijn op de schop moeten. In plaats daarvan zou in de geest van die regel gezocht moeten worden naar oplossingen per individueel geval. Ruimte voor maatwerk! Ook hier is decentraliseren van verantwoordelijkheden weer van belang. En in lijn met het vorige zou de afstand tussen samenwerkende partijen, professionals, managers en klanten veel kleiner kunnen worden gemaakt. Afstand veroorzaakt ruis. Met face-to-face overleg worden sneller eenvoudigere én meer doeltreffende oplossingen gevonden. Ten slotte is het van groot belang dat de talenten van professionals de ruimte krijgen om zich te ontwikkelen, en die van de jonge generatie – die zich trouwens goed kan vinden in het omgaan met ruimte – niet verloren gaan.
So far so good. Maar er is nog iets aan de hand. Met ruimte creëren alleen ontstaan slimme nieuwe manieren van werken nog niet helemaal vanzelf. Eén belangrijke factor die een overkoepelende rol speelt, lijkt het fenomeen ‘vertrouwen’. Wanneer mensen vertrouwen in elkaar hebben, zullen ze ook makkelijker kennis delen en elkaar stimuleren. Een gezonde portie vertrouwen is daarmee dus een voorbode voor vernieuwing. En dan niet zozeer vertrouwen op, zoals je op een goede afloop of een mooie toekomst kan vertrouwen, maar vertrouwen in. Vertrouwen in mensen, tussen professionals en in klantrelaties, tussen werkgevers en werknemers, binnen en tussen organisaties. Zonder werkt niet. Vertrouwen is een succesfactor en misschien wel de meest belangrijke randvoorwaarde om door te pakken op de kansen die door de crisis bloot komen te liggen. Om samen risico’s te durven aangaan en slimmere manieren van werken te ontwikkelen en uit te proberen. Het fundament voor het realiseren van beweging en verandering: werken aan vertrouwen. Maar om niet in het eerder genoemde vacuüm terecht te komen is snelle actie geboden. Hoe? Gewoon beginnen… met een open gesprek bijvoorbeeld.
Janet Vloothuis